3:54 pm | 18/07/2017

9 phương pháp “ngăn chặn” gian lận tài chính trong doanh nghiệp

Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.

9 phuong phap A
1. Phân công trách nhiệm
a9 phuong phap
Không giao cho một nhân viên duy nhất  kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.
2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
b9 phuong phap
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận.
Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
•    Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
•    Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
•    Các chữ ký trông giả mạo
•    Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
•    Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn
•    Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn
3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
c9 phuong phap
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
4. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
d9 phuong phap
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
5. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
e9 phuong phap
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
f9 phuong phap
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
7. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
g9 phuong phap
Nếu bạn muốn có  sự minh bạch và đảm bảo từ trong nội bộ công ty, bạn nên bắt đầu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ được coi là một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.  Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp niêm yết đều đang coi Kiểm toán nội bộ là vấn đề trọng tâm nhằm phát hiện, ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài. Tại Việt Nam, bạn có thể tham dự chương trình Kiểm toán nội bộ chuẩn quốc tế- CPIA – Nội dung theo chuẩn mực quốc tế (IPPF) do Viện Kiểm toán nội bộ Quốc tế (IIA) ban hành.
8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
h9 phuong phap
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá phát hiện gian lận báo cáo tài chính như Behind the Numbers – Phương pháp phát hiện gian lận BCTC. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
9. Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
k9 phuong phap
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.
Trên đây là 9 trong số rất nhiều phương pháp bạn có thể áp dụng để kiểm soát tình hình tài chính trong doanh nghiệp. Tuy nhiên để kiểm soát và hạn chế rủi ro trong doanh nghiệp, rất cần một bộ phận chuyên trách về Kiểm toán nội bộ mà trong đó chương trình Kiểm toán nội bộ Chuẩn quốc tế – CPIA là chương trình đầu tiên và duy nhất đảm bảo tính thực hành cao theo các chuẩn mực quốc tế về Kiểm toán nội bộ.

Tại Hà Nội, khóa học CPIA sẽ khai giảng vào ngày 23/08/2017: TẠI ĐÂY

1152 Views